Offentlige anskaffelser og koronakrisen – tips til oppdragsgivere og leverandører
Skrevet av: Advokat Karoline Nilsson Hollund, 31. mars 2020

Koronakrisen får betydning for offentlige anskaffelser både på oppdragsgiversiden og på leverandørsiden. For å få gjennomført planlagte anskaffelser på en mest mulig hensiktsmessig måte og for å sikre kontinuitet for løpende kontrakter, vil det være nødvendig for både oppdragsgivere og leverandører å utvise større fleksibilitet og å tenke «nytt». Nedenfor har vi samlet noen tips.

Oppdragsgivere

  • Samfunnsansvar: Offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for mer enn 500 milliarder kroner hvert år, og sysselsetter ved dette en rekke personer. Det er viktig at det offentlige forsøker å holde hjulene i gang i den vanskelige situasjonen vi står overfor med koronakrisen, samtidig som det ikke skal gå utover liv og helse. Ved å se etter muligheter for nye kontrakter og å innrette planlagte anskaffelser på en hensiktsmessig måte, kan det offentlige være med på å hindre konkurser og økonomiske kriser i leverandørmarkedet.
     
  • Markedsdialog: Nå er kanskje tiden hvor det er viktigere enn noen gang å gjennomføre dialog med leverandørmarkedet. Koronakrisen fører med seg usikkerhet på en rekke områder, og det er vanskelig for både oppdragsgivere og leverandører å vite hvordan situasjonen utvikler seg. Hvilke temaer som er relevante å diskutere med leverandørmarkedet, vil variere fra anskaffelse til anskaffelse, men noen generelle temaer kan nevnes; leveringssikkerhet, force majeure og kontraktstype.
     
  • Kvalifikasjonskrav: For å sikre størst mulig konkurranse om anskaffelsene, og derav sikre at leverandørmarkedet har tilgang til oppdrag, blir det viktig å tilpasse kvalifikasjonskravene til situasjonen leverandørene står i. Særlig er dette viktig for å sikre at små og mellomstore bedrifter ikke faller utenfor og i ytterste konsekvens går konkurs. Er det kvalifikasjoner oppdragsgiver kan fire på, så bør det gjøres. Et eksempel kan være å tilpasse kravet til økonomisk og finansiell kapasitet slik at oppdragsgiver vektlegger økonomi hos leverandøren slik den var før koronakrisen, og tar mindre hensyn til økonomiske utfordringer som er en følge av nedskalert drift på grunn av tiltakene fra myndighetene – om mulig.
     
  • Parallelle rammeavtaler: Der det er mulig og nødvendig, blant annet for leveringssikkerheten, bør oppdragsgiver vurdere å inngå avtale med flere leverandører. Samtidig som at oppdragsgiver på den måten sikrer seg leveringer, vil drift kunne opprettholdes hos flere leverandører, og dermed vil det også bli flere arbeidsplasser.
     
  • Kontrakten: Koronakrisen påvirker næringslivet hardt. For å sikre forutsigbarhet for både oppdragsgiver og leverandør bør det tas høyde for usikkerhet i kontraktene. Hvilke bestemmelser som er særlig relevante, vil variere fra kontrakt til kontrakt. Eksempler kan være:
    •  Force majeure – hvilke begivenheter skal omfattes?
    •  Betaling – når skal det betales? Aktuelt med kortere betalingsintervaller for å bedre likviditeten hos leverandøren?
    •  Levering – når skal det leveres? Mulighet for utsettelse?
    •  Endringsklausuler – for å sikre at et mulig endringsbehov som følge av situasjonen vil være lovlig, for eksempel svingninger i valuta, økte transportutgifter osv.


 

Leverandører

  • Dialog og innspill: Ta kontakt med oppdragsgiver dersom du skal delta i en anskaffelse som du før koronakrisen fikk forespeilet at ville kunngjøres for eksempel denne våren, og du lurer på status eller hvordan anskaffelsen eventuelt påvirkes av koronakrisen. Det er også mulig å oppfordre oppdragsgiver til dialog med markedet der man ser at leverandørmarkedet kan ha innspill til fremtidige anskaffelser. En del oppdragsgivere har i disse dager også behov for å gjennomføre anskaffelser raskt – kanskje gjennom en direkteanskaffelse eller konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. I slike tilfeller må leverandøren få en invitasjon fra oppdragsgiver, og det kan da være lurt å ha vært i kontakt for å vise at man har kapasitet og er interessert.
     
  • Still spørsmål: Dersom det i anskaffelsesdokumentene er stilt krav som er vanskelig å oppfylle under situasjonen med koronakrisen, bør det stilles spørsmål til oppdragsgiver gjennom den formelle spørsmål- og svarrunden før tilbudsfristen. Oppdragsgiver har mulighet til å gjøre visse endringer i anskaffelsesdokumentene før tilbudsfristen, noe som kan være særlig aktuelt i disse dager. Dersom leverandørene ikke stiller spørsmål, men heller inntar forbehold eller avvik i tilbudet, risikerer man at tilbudet blir avvist.
     
  • Kontrakt og kravspek: Det blir viktig fremover å gjøre en kritisk gjennomgang av kontrakten og kravspesifikasjonen, særlig for å være sikker på at man klarer å levere kontraktsmessig, og at det er en kontrakt som selskapet er tjent med å inngå. Hvilke bestemmelser man særlig bør være oppmerksom på, vil variere fra anskaffelse til anskaffelse, men force majeure, leverings- og betalingsbestemmelser og endringsklausuler, jf. siste kulepunkt under tips til oppdragsgiver, vil ofte være relevant.
Vil du motta nyheter og invitasjoner fra oss? Meld deg på vårt nyhetsbrev her.

Kontaktperson