Week 39: #DidYouKnow - Equality of physical and electronic meetings in corporate law (Norwegian Only)
30.09.2021
Written by: Advokat Lisa Urke Hennum

Utgangspunktet i foretakslovgivningen har lenge vært at styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og selskapsmøter skal avholdes som fysiske møter. Fra og med 1. juni 2021 ble det innført endringer i foretakslovgivningen, blant annet i aksjeloven, som gjør at fysiske og elektroniske møter nå likestilles. Endringen er en direkte konsekvens av koronapandemien, og er inspirert av de midlertidige unntaksreglene fra fysiske møter som ble innført under pandemien.

Foretakenes valgfrihet

De nye reglene gir foretakene større fleksibilitet, og innebærer at de selv kan velge om de ønsker å holde fysiske eller elektroniske styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og selskapsmøter. Elektroniske møter kan være telefonmøter eller ved hjelp av teams eller andre elektroniske verktøy. Skriftlig behandling i form av sirkulering av dokumenter faller imidlertid utenfor møtebegrepet.  

 

Kravet er at behandlingsmåten skal være betryggende eller forsvarlig. Det viktigste er at det legges til rette for at eiere, medlemmer eller styret skal kunne utøve rettighetene og pliktene sine. Foretaket kan dermed gjennomføre møtet slik de mener er mest hensiktsmessig.

 

Endringene gjelder aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, ansvarlige selskaper, samvirkeforetak, stiftelser, statsforetak og finansforetak. Bestemmelsene for de ulike selskapsformene er i all hovedsak utformet likt. Siden aksjeselskap er den mest brukte foretaksformen, er det i denne artikkelen tatt utgangspunkt i reguleringen av møter i aksjeloven. Vi vil videre fokusere på reguleringen for nettopp aksjeselskap.

 

Det kan også nevnes at det for eierseksjoner og boligsameier er vedtatt lignende bestemmelser i eierseksjonsloven og borettslagsloven.

 

Elektroniske styremøter

Hovedregelen er at styremøter skal holdes som møte, enten om det er fysisk eller elektronisk. Styrets leder kan imidlertid velge at møtet skal avholdes ved skriftlig behandling, for eksempel ved sirkulering av saksdokumentene. Kravet er at behandlingsformen må anses betryggende. Daglig leder og styremedlemmene kan kreve at møtet skal avholdes som møte.

 

Elektronisk generalforsamling

Også for generalforsamlingen er hovedregelen at det skal holdes som møte, enten fysisk eller elektronisk. Styret skal bestemme møteformen, med mindre noe annet er fastsatt i vedtektene. Det er nå et krav om at møteformen skal oppgis i innkallingen, samt eventuelt fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

 

Ved fysisk møte skal aksjeeierne allikevel kunne delta elektronisk, med mindre styret har saklige grunner for å nekte. Den som åpner møtet, som regel styrets leder, må være fysisk til stede. Møtelederen velges av de som er fysisk til stede.

 

Ved elektronisk møte er styret ansvarlig for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Blant annet innebærer det at opptak av deltakelse og kontroll av stemmegivningen, herunder autentisering av avsenderen, kan skje på betryggende måte.

 

Generalforsamling etter forenklede regler

Generalforsamlingen kan i tillegg gjennomføres etter de forenklede reglene, som også inkluderer gjennomføring uten møte, for eksempel ved sirkulering av dokumenter. Vi har tidligere skrevet om disse reglene, og artikkelen finner du her: https://www.svenssonnokleby.no/no/aktuelt-artikler/uke-12-vissteduat-korona-og-avholdelse-av-generalforsamling-hva-na.

 

Utfyllende og alternativ regulering av elektronisk gjennomføring av generalforsamling kan fastsettes i selskapets vedtekter.

 

Elektronisk signering

Elektronisk signering av både styreprotokoll og generalforsamlingsprotokoll er som tidligere likestilt med fysisk signering.

 

Do you want to receive news and invitations from us? Sign up for our newsletter here.

#VissteDuAt