En nedbemanningsprosess er selve gjennomføringen av en nedbemanning, fra beslutning til endelig oppsigelse. For arbeidsgiver omfatter dette kartlegging og dokumentasjon av behovet, drøfting av saken med tillitsvalgte, informering av de ansatte, fastsettelse av utvelgelseskrets og -kriterier, gjennomføring av individuelle drøftelsesmøter, og til slutt oppsigelser etter lovens formkrav.
Før du setter i gang, må du kunne dokumentere hvorfor nedbemanningen er nødvendig. Arbeidsmiljøloven krever at en oppsigelse er saklig begrunnet, og ved nedbemanning betyr det at virksomheten må ha reelle økonomiske eller driftsmessige årsaker som begrunnet behovet for å redusere antall ansatte.
Typiske eksempler er:
Konkret bør du samle og dokumentere regnskapstall, budsjetter, prognoser og styrevedtak som viser situasjonen. Lag gjerne et eget notat som oppsummerer bakgrunnen. Dokumentasjonen bør være så konkret at den tåler etterprøving – enten av de ansatte, fagforeninger eller en domstol.
– En god nedbemanningsprosess starter lenge før den første samtalen med en ansatt. Arbeidsgiver må kunne vise hvorfor nedbemanningen er nødvendig, hvilke alternativer som er vurdert, og hvordan beslutningene er tatt underveis.
Per Karsten Wahl, advokat i Svensson Nøkleby
Er du usikker på om grunnlaget er godt nok, kan våre advokater innen arbeidsrett hjelpe deg med vurderingen.
Saklighetskravet innebærer også at arbeidsgiver må vurdere om det finnes alternativer til oppsigelse. Dette bør skje som del av virksomhetens vurderinger av behovet for nedbemanning. Før du går til det skrittet å si opp ansatte, bør du derfor undersøke og dokumentere at du har vurdert tiltak som:
Det er ikke et krav at alle alternativer må være forsøkt, men du må kunne vise at du har gjort en reell vurdering. Dokumenter hvilke alternativer som ble vurdert og hvorfor de eventuelt ikke var tilstrekkelige.
Når det er klart at oppsigelser er nødvendig i nedbemanningsprosessen, må du fastslå hvilke stillinger som vil berøres og hvilke ansatte som må vurderes. Det er gjerne to hovedkategorier en snakker om her; utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier.
Hvilken del av virksomheten skal nedbemanningen gjelde? Hele selskapet, en avdeling, et kontor? Hovedregelen er at hele virksomheten utgjør kretsen, men det kan anses saklig begrunnet å avgrense til for eksempel en bestemt avdeling, dersom det er gode grunner for det. Normalt vil selve behovet for nedbemanningen legge føringer på hva som er nødvendig - eksempelvis har teknologiske investeringer medført at enkelte administrative stillinger bortfaller. Dette kan gjøre det nødvendig og saklig å begrense utvelgelseskretsen til administrasjonen.
Hvilke faktorer skal avgjøre hvem som må gå? Vanlige kriterier er ansiennitet, kompetanse/egnethet og sosiale hensyn. Ansiennitet har tradisjonelt stått sterkt i norsk rett, men arbeidsgiver kan legge vekt på kompetanse når virksomhetens behov tilsier det. Dersom arbeidsgiver er bundet av tariffavtale legger denne klare føringer på utvelgelsen, og det kreves normalt saklig grunn å fravike ansiennitetsprinsippet. Det mest avgjørende er at arbeidsgiver benytter de fastsatte kriteriene konsekvent.
Arbeidsgiver plikter normalt å drøfte behovet for nedbemanning, grunnlaget for utvelgelsen og mulige tiltak for å redusere ulempene med de ansatte og tillitsvalgte så tidlig som mulig.
I arbeidsmiljøloven følger denne plikten av § 8-1, som pålegger virksomheter med 50 eller flere ansatte å informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte.
For arbeidsgivere som er bundet av tariffavtale er drøftelsesplikten normalt nedfelt i denne, med plikt til å drøfte med de tillitsvalgte forut for beslutning om nedbemanning, og at det utformes protokoll fra drøftelsene.
For virksomheter som ikke har tillitsvalgte, så har man ikke automatisk en slik forpliktelse.
Arbeidsmiljøloven stiller likevel krav til at det skal opprettes et arbeidsmiljøutvalg (AMU) for virksomheter med minst 30 ansatte. AMU skal blant annet behandle planer som har betydning for arbeidsmiljøet, herunder rasjonalisering, som en nedbemanning normalt sett innebærer. Vi anbefaler derfor at du også involverer AMU i beslutningsfasen ved nedbemanninger.
Arbeidsgiver er også pålagt å ha et verneombud så fort virksomheten har 5 eller flere ansatte, som skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. For mindre virksomheter er det derfor lurt å involvere verneombudet i nedbemanningsprosessen så tidlig som mulig.
Dersom du planlegger å si opp minst 10 ansatte innenfor en periode på 30 dager, er dette noe loven definerer som masseoppsigelser som er underlagt særlige regler. Da må blant annet Arbeids- og velferdsetaten (NAV) varsles så tidlig som mulig, og oppsigelsene får tidligst virkning 30 dager etter at meldingen er sendt. Drøftingene med de tillitsvalgte skal i slike tilfeller følge et mer formalisert løp med skriftlige opplysninger og protokoll.
Selv om det ikke i alle tilfeller er et lovkrav å utforme protokoller fra slike drøftelser, er slike protokoller gjerne helt avgjørende dokumentasjon på at arbeidsgiver har foretatt en grundig beslutningsprosess. Vi anbefaler derfor at det alltid utformes protokoller fra slike drøftelser eller informasjonsmøter. Den bør oppsummere hva som er informert om/drøftet, eventuelle innspill fra partene til stede, og at protokollen signeres av deltakende parter.
Etter drøftingene fastsettes den endelige utvelgelseskretsen og kriteriene etter eventuelle innspill fra tillitsvalgte og/eller verneombud. Det er lurt at beslutningen er forankret i ledelsen, for eksempel gjennom et styrevedtak eller et dokumentert ledermøtereferat.
Lag en foreløpig gjennomføringsplan med en tidsplan for de individuelle samtalene, oversikt over hvem som berøres, og hvem som skal lede prosessen. Pass på at det gis tilstrekkelig tid i planen til nødvendige beslutningsprosesser og områelsestid før individuelle samtaler.
Deretter foretas det en foreløpig vurdering av hvilke ansatte som antas berørt - ved å bruke fastsatt utvelgelseskrets og -kriterier. Kriteriene må anvendes konsekvent, ellers kan dette fort angripes med påstand om at oppsigelsen er ugyldig i ettertid. Sørg derfor for at vurderingene kan etterprøves og at du kan forklare hvorfor én ansatt ble valgt fremfor en annen.
Det må gjennomføres individuelle drøftelsesmøter med de ansatte som vurderes oppsagt, før beslutning om oppsigelse er fattet. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 15-1. Er det ikke gjennomført et slikt drøftelsesmøte er dette en saksbehandlingsfeil, som kan medføre at oppsigelsen blir kjent ugyldig.
– Drøftelsesmøtet skal være en reell drøfting, ikke bare informasjon om en beslutning som allerede er tatt. Den ansatte må få mulighet til å komme med opplysninger som kan påvirke den endelige vurderingen.
Ronny van der Meij , advokat i Svensson Nøkleby
Arbeidstaker har rett til å ha med seg en tillitsvalgt eller annen rådgiver i møtet. Arbeidsgiver skal redegjøre for grunnlaget for den mulige oppsigelsen og gi arbeidstaker mulighet til å komme med sine synspunkter.
I drøftelsesmøtet må arbeidsgiver begrunne nærmere hvorfor det anses nødvendig å gjennomføre oppsigelser. Dette omfatter en oppsummering av virksomhetens bedriftsøkonomiske vurdering, samt en redegjørelse for hvilken utvelgelseskrets og hvilke utvelgelseskriterier som er lagt til grunn for utvelgelsen. I tillegg hvordan dette har medført at den ansatte nå vurderes som mulig overtallig.
I drøftelsesmøtet må du også drøfte forhold på arbeidstakers side som kan ha betydning for den endelige vurderingen, blant annet:
Skriv referat fra møtet og be om at den ansatte signerer det. Referatet er viktig dokumentasjon dersom oppsigelsen senere blir bestridt. Først etter gjennomførte drøftelsesmøter kan det foretas endelige beslutninger om oppsigelse av det enkelte arbeidsforhold.
Oppsigelsen må være skriftlig og oppfylle formkravene i arbeidsmiljøloven, slik de følger av arbeidsmiljøloven § 15-4. Oppsigelsen skal blant annet inneholde:
Oppsigelsen skal leveres personlig eller sendes rekommandert. Eventuelle formkrav - at oppsigelsen ikke oppfyller lovens innholdskrav - vil som hovedregel medføre at oppsigelsen kjennes ugyldig.
En nedbemanningsprosess kan både være saklig og nødvendig for virksomheten, basert på godt dokumenterte forhold utenfor arbeidsgivers kontroll. Likevel kan oppsigelser i prosessen bli kjent ugyldig i en rettsprosess, dersom en har begått en eller flere saksbehandlingsfeil underveis. At alle stegene i prosessen er grundig vurdert er helt avgjørende for å sikre en lovlig prosess. Det lønner seg derfor å involvere juridisk bistand tidlig i prosessen for å sette riktig kurs fra start.
Ta kontakt med våre dyktige arbeidsrettsadvokater for en uforpliktende prat om din situasjon.
Del på LinkedIn 
Del på Facebook 