Når kan arbeidsgivere foreta lønnstrekk etter feilutbetalinger? 18.06.2021
Frostating lagmannsrett kom 22. mars 2021 med en viktig avklaring i en sak om lønnstrekk der arbeidsgiver hadde foretatt trekk i lønn begrunnet i en standardklausul i arbeidsavtalen. Trekk i lønn basert på en generell adgang til å foreta trekk har lenge vært et omstridt tema, og dommen viser at arbeidsgivere bør gjennomgå sin praksis for trekk i lønn. Dommen er anket til Høyesterett, så vi venter i spenning på mulig ytterligere avklaring fra øverste instans
Kort om vilkårene for trekk i lønn
Trekk i lønn og feriepenger er i utgangspunktet forbudt. Arbeidsmiljølovens § 14-15 oppstiller noen uttømmende vilkår for når arbeidsgiver kan trekke i lønn og feriepenger. Ett av disse unntakene er «når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale» mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Det har imidlertid lenge vært diskutert hva som egentlig har vært omfattet av dette, blant annet om en generell klausul i arbeidsavtalen om trekk i lønn er tilstrekkelig. Et typisk eksempel som faller inn under bestemmelsen, er der det er inngått avtale om trekk for egenandel til kantineordning.
Arbeidsgivere må også være klar over at det skilles mellom rettslig grunnlag for å foreta trekk, og om det er grunnlag for faktisk å kunne kreve beløpet tilbakebetalt. Arbeidsmiljøloven § 14-15 regulerer kun førstnevnte.
Mer om saken for lagmannsretten
I saken for lagmannsretten hadde arbeidstakeren gått til søksmål mot arbeidsgiveren med krav om å få tilbakebetalt et beløp arbeidsgiver hadde trukket fra lønnen hans. Arbeidstakeren hadde en god del jobbreiser i forbindelse med arbeidet, og fikk utbetalt diettgodtgjørelse basert på satser regulert i Landsoverenskomsten for elektrofagene. Disse satsene ble reforhandlet hvert år.
Da satsene skulle reforhandles i 2018, dro forhandlingene ut i tid. De nye satsene ble fastsatt 21. august 2018, men skulle gjelde med tilbakevirkende kraft fra og med 22. juni 2018. Diettgodtgjørelsene ble derfor utbetalt etter de gamle satsene frem til det nye systemet var klart til bruk. En rekke arbeidstakere fikk derfor utbetalt for mye kompensasjon. Arbeidsgiver trakk derfor arbeidstakeren i lønn, basert på den generelle klausulen i arbeidsavtalen mellom partene:
«Er det ved lønningsdag foretatt feil utlønning, kan arbeidsgiver foreta den nødvendige justeringen ved neste eller påfølgende lønningsdager.»
Lagmannsrettens vurdering
Spørsmålet for lagmannsretten var derfor om det foretatte trekket var lovlig, blant annet om arbeidsgiver hadde rettslig adgang til (1) å foreta trekk og (2) å kreve det feilutbetalte beløpet tilbakebetalt.
- Var trekket på forhånd fastsatt ved skriftlig avtale?
Lagmannsretten fremhevet formålene med forbudet mot trekk i lønn; at arbeidstaker sikres forutsigbarhet og lønnen dermed utbetales minst mulig beskåret. Hensynene ville bli best ivaretatt dersom avtalen først kan inngås etter at det aktuelle trekket er kjent for arbeidstakeren.
Lagmannsretten fastslo derfor at bestemmelsen ikke kan forstås som at den åpner for en ubegrenset adgang til å inngå skriftlige avtaler om trekk i lønn. Den konkrete standardklausulen i arbeidsavtalen ga dermed ikke arbeidsgiver tilstrekkelig grunnlag for trekk, da arbeidstakers behov for forutsigbarhet og kontroll ikke ble ivaretatt i tilstrekkelig grad.
- Hadde arbeidsgiver rettslig grunnlag for å kreve beløpet tilbakebetalt?
Dersom en arbeidsgiver ikke har rettslig grunnlag for å kreve beløpet tilbakebetalt, kan ikke arbeidsgiver gjøre trekk i lønnen, uavhengig av om partenes avtale gir tilstrekkelig grunnlag for lønnstrekk etter arbeidsmiljøloven § 14-15 andre ledd bokstav c.
Lagmannsretten fant at klausulen i arbeidsavtalen ikke var et selvstendig kontraktsmessig grunnlag for tilbakebetaling. Retten til tilbakebetaling måtte derfor vurderes etter ulovfestede regler om tilbakebetaling. I dette tilfellet læren om condictio indebiti, som gir mulighet til å kreve tilbake feilutbetalte beløp på visse vilkår.
Etter denne læren vil det måtte foretas en konkret rimelighetsvurdering, der man blant annet må vurdere om betaleren eller mottakeren skjønte eller burde skjønt at betalingen var feil, om feilen ligger hos den ene parten uten at denne er å bebreide, partenes profesjonalitet, fordringens art, og om betaleren har eller burde ha tatt forbehold ved betalingen. Det har også betydning hvor lang tid som har gått fra betaleren fikk eller burde fått kunnskap om feilen og fra den uriktige betalingen skjedde.
Etter en helhetsvurdering kom retten til at arbeidsgiver ikke hadde rett til å kreve beløpet tilbakebetalt. Det ble særlig vektlagt at arbeidstakeren var i god tro da han mottok kompensasjonen. Han var ikke opplyst om at satsene var endret, slik at når han mottok kompensasjon etter samme satser som tidligere, var det ikke et tilfelle som tilsa at han burde stilt spørsmål ved riktigheten av utbetalingene. Bedriften burde tidligere ha varslet ansatte om at korrigeringen ville kunne skje når det nye systemet var på plass. Da orienteringen først ble gitt etter at feilutbetalingene var gjennomført, hadde ikke arbeidstakeren mulighet til å innrette seg etter et mulig tilbakebetalingskrav.
Dette bør arbeidsgivere være bevisste på før trekk i lønn foretas
For at en arbeidsgiver lovlig skal foreta trekk i lønn begrunnet i vilkåret om at det «på forhånd er fastsatt i skriftlig avtale», bør det aktuelle trekket være kjent for arbeidstaker. Det bør derfor inngås en avtale der det er klart at begge parter er innforstått med hva trekket gjelder før trekket faktisk foretas.
Retten utelukket ikke at en standardklausul kan være gyldig grunnlag for motregning, forutsatt at det foreligger rettslig grunnlag for kravet.
Arbeidsgivere bør også være bevisste på at ved trekk i lønn, blant annet ved trekk begrunnet i skriftlig avtale, oppstiller arbeidsmiljøloven § 14-15 en ytterligere begrensning. Trekket skal begrenses i størrelse slik at arbeidstaker likevel får utbetalt nok til å dekke det han med rimelighet trenger til livsopphold for seg og sin husstand. Dette vil bero på skjønn, men gjør det naturlig at arbeidsgiver drøfter trekket med arbeidstaker før trekket foretas hvis det er snakk om et større beløp. Dersom trekket overstiger det arbeidstaker behøver til livsopphold, kan arbeidsgiver trekke i lønn over flere lønnsutbetalinger.
Er du usikker på om du har grunnlag for trekk i lønn? Våre arbeidsrettseksperter bistår deg gjerne.
Del på facebook
Del på LinkedIn
