1. INNLEDNING

Boligselskaper, dvs. både borettslag og eierseksjonssameier, opplever fra tid til annen at beboere krever innsyn i eller opplysninger om saker behandlet av styret. Det kan tenkes at Larsen i 10 C krever å få se avtalen styret har inngått med rengjøringsselskapet, fordi hun mener trappevasken er dårlig. Eller det kan hende at Hansen i 6 A mener styret må fortelle hva det «feiler» naboen rett over gangen, siden styret ga naboen lov til å ha hund, mens han selv fikk avslag på sin søknad.

I borettslagsloven § 7-9 og eierseksjonsloven § 36 finnes det regler om beboers rett til innsyn i protokoll fra generalforsamlingen, men det er ingen regler som gir beboer rett til innsyn i protokoll fra styremøter.

Borettslagsloven § 13-1 har derimot en regel om styremedlemmers taushetsplikt. Opplysninger som er taushetsbelagt, kan styret selvfølgelig ikke gi beboerne innsyn i. Der opplysningene ikke er taushetsbelagt, er det i stor grad opp til styret å velge om de vil gi opplysninger.

I det videre gis derfor først en fremstilling av hvilke opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Deretter oppstilles noen utgangspunkter og råd for styrets håndtering av beboers krav om innsyn i saker som ikke er underlagt taushetsplikt.

2. OPPLYSNINGER SOM ER UNDERLAGT TAUSHETSPLIKT

Det følger av borettslagsloven § 13-1 at tillitsvalgte, dvs. styremedlemmer, har taushetsplikt om personlige forhold som styremedlemmene har fått kjennskap til gjennom lagets virksomhet. Forsettlig brudd på taushetsplikten kan straffes med bøter og kan også føre til erstatningsansvar.

Typiske personlige forhold vil være helse og sosiale problemer, slektskap, familieforhold og økonomi. Som i eksemplet innledningsvis skal styret derfor avstå fra å gi Hansen i 6 A opplysninger om at hans nabo fikk innvilget søknad om å ha hund fordi han hadde legeerklæring som viste til et sosialt behov.

Taushetsplikten gjelder bare de opplysninger styremedlemmet får gjennom lagets virksomhet, og ikke det vedkommende får kjennskap til på andre måter, for eksempel i et privat selskap. Selv om det ikke vil være brudd på taushetsplikten å dele slik informasjon, er det viktig å være klar over at styremedlemskap er et tillitsverv. Dette innebærer at styremedlemmet bør utvise forsiktighet med å dele den informasjonen som han eller hun får kjennskap til i mer uformelle sammenhenger.

Hvis ingen berettiget interesse tilsier at opplysningene skal holdes hemmelige, er de heller ikke underlagt taushetsplikt. For eksempel kan den personen det gjelder, ha gitt samtykke til at opplysningene gis.

Eierseksjonsloven har ingen tilsvarende bestemmelse om taushetsplikt. Det må derfor legges til grunn at styremedlemmer i eierseksjonssameier ikke har en alminnelig taushetsplikt om den informasjonen de får i egenskap av å være styremedlemmer. Det skal likevel utvises varsomhet. For eksempel kan misbruk av opplysninger til skade for andre sameiere føre til erstatningsansvar. Som nevnt over, er vervet som styremedlem et tillitsverv, og det anbefales derfor at bestemmelsen om taushetsplikt praktiseres også i eierseksjonssameier.

Dreier det seg om innsyn i en avtale, må styret være oppmerksom på at enkelte avtaler har bestemmelser om at innholdet i avtalen skal holdes hemmelig. I så fall skal andre ikke gis innsyn i avtalen. Undersøk derfor om avtalen inneholder slike bestemmelser, før beboer ukritisk gis innsyn i avtalen.

3. SAKER OG OPPLYSNINGER SOM IKKE ER UNDERLAGT TAUSHETSPLIKT

I saker der styremedlemmene ikke har taushetsplikt, står styret fritt til å dele informasjonen med beboer. I eksemplet med avtalen om renhold, kan styret altså velge å la Larsen få innsyn i avtalen, forutsatt at det ikke følger av avtalen at innholdet i den skal holdes hemmelig for andre.

Styret kan også velge ikke å gi beboer innsyn og opplysninger, eller i det minste be beboer gi en begrunnelse for hvorfor innsyn ønskes. Nekter styret beboer innsyn, kan det være at beboer krever en begrunnelse fra styret. Da er det tilstrekkelig for styret å henvise til at saken anses som et styreanliggende.

Beboer som gjentatte ganger krever innsyn i en sak som styret ikke ønsker å gi innsyn i, kan også anmodes om å melde saken til den ordinære generalforsamlingen/sameiermøtet.

Generalforsamlingen/sameiermøtet er øverste myndighet i boligselskapet og kan fatte vedtak med instruks om at styret gir opplysninger om en konkret sak. Styret vil da være pliktig til å gi opplysninger, forutsatt at opplysningene ikke er underlagt styremedlemmenes taushetsplikt.

Styret vil også være pliktig til å avholde ekstraordinær(t) generalforsamling/sameiermøte hvis minst to sameiere/andelseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet. Dette følger av borettslagsloven § 7-5 og eierseksjonsloven § 33. Krav om innsyn eller opplysninger kan være en slik sak.

4. OPPSUMMERING

Som det fremgår over, er det i mange saker opp til styrets skjønn å avgjøre om beboer skal gis innsyn og opplysninger. Styret bør avveie beboers behov for informasjon opp mot hensynet til effektivt styrearbeid. Hvis styret har grunn til å tro at Larsen vil lage merarbeid for styret ved å få innsyn i avtalen med rengjøringsselskapet, kan hun nektes innsyn. Mener hun at styrets avgjørelse er feil, kan styret henvise henne til å ta saken opp på ordinær(t) eller eventuelt ekstraordinær(t) generalforsamling/sameiermøte.